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發(fā)函主要適用于不相隸屬單位之間商洽工作、通報(bào)情況、征求意見、詢問或答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。

發(fā)函主要用于與有關(guān)單位商洽公務(wù)，向有關(guān)單位詢問和請求批準(zhǔn)事項(xiàng)等。按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動往來；便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號，只需要在尾部署上機(jī)關(guān)單位名稱、成文時(shí)間并加蓋公章即可。按發(fā)文目的分，函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動提出了公事事項(xiàng)所發(fā)出的函；復(fù)函則是為回復(fù)對方所發(fā)出的函。另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函、通知事宜函、催辦事宜函、邀請函、請示答復(fù)事宜函、轉(zhuǎn)辦函、催辦函、報(bào)送材料函等等。

函對于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點(diǎn)。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。